Henkilötietoja koskeva käytäntö
1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
1.1 Johdanto
Fagerhult suojelee aina yksityisyyttäsi ymmärtäen, kuinka tärkeää on käsitellä henkilötietojasi oikein. Alla on tiedot siitä, miksi ja miten keräämme henkilötietoja, miten niitä käytetään ja tallennetaan.
1.2 Rekisterinpitäjä
Ellei myöhemmin toisin mainita, Fagerhults Belysning AB (556321-8659), ( ”Fagerhult”, ”me”, ”meitä” tai ”yritys”) on rekisterinpitäjä henkilötietojen käsittelyn osalta tämän tietosuojakäytännön mukaisesti.
Ollessasi yhteydessä myyntiyhtiöihimme, kyseinen yhtiö on henkilötietojen käsittelyn rekisterinpitäjä. Kunkin myyntiyhtiön tiedot ja yhteystiedot löytyvät osoitteesta https://www.fagerhult.com/Contact/.
1.3 Ota meihin yhteyttä, jos haluat käyttää oikeuksiasi tai jos sinulla on kysyttävää tietosuojasta
Fagerhults Belysning AB
556 80 Habo
Sweden
Puhelin: +46 36 10 85 00
Sähköposti: info@fagerhult.se
Jos sinulla on kommentteja käsittelyymme liittyen tai jos et ole tyytyväinen saamaasi vastaukseen, sinulla on tietosuojalainsäädännön mukaan oikeus tehdä valitus henkilötietojesi käsittelystämme asianomaiselle valvontaviranomaiselle (Ruotsissa valvontaviranomainen on tietosuojan tarkastuslaitos (IMY)).
Tietosuojan tarkastuslaitoksen (IMY) yhteystiedot:
Tietosuojan tarkastuslaitos
Box 8114
104 20 Stockholm
Puhelin: 08-657 61 00
Sähköposti: imy@imy.se
Lisätietoa sovellettavasta lainsäädännöstä on osoitteessa www.imy.se/en/.
Ota yhteyttä Suomessa
Tietosuojavaltuutetun toimisto
P.O. Box 800, 00531 Helsinki Finland
Visiting address: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki Finland
T +358 29 56 66700
tietosuoja@om.fi
https://www.tietosuoja.fi
2. Oikeutesi
Kun käsittelemme henkilötietojasi, sinulla on rekisteröitynä tiettyjä oikeuksia.
Oikeudet on ilmoitettu tietosuoja-asetuksessa ja ne on esitetty alla. Jos haluat käyttää oikeuksiasi, ota meihin yhteyttä sähköpostitse info@fagerhult.se tai käänny suoraan asianomaisen myyntiyhtiön puoleen.
Sinulla on myös oikeus lähettää huomautuksia tai valituksia asianomaiselle valvontaviranomaiselle (Ruotsissa se on tietosuojan tarkastuslaitos).
Kun haluat käyttää oikeuksiasi, lähtökohtanamme on noudattaa pyyntöäsi ja vastata sinulle viimeistään kuukauden kuluessa yhteydenotostasi. Käsittely voi kestää jopa kolme kuukautta, jos asian laajuus tai monimutkaisuus edellyttävät sitä. Jos näin on, ilmoitamme sinulle asiasta. Vastaamme aina pyyntöösi kirjallisesti.
Mahdollisuuksiisi käyttää oikeuksiasi saattaa olla poikkeuksia tai rajoituksia riippuen käsittelymme perusteena olevasta oikeusperustasta sekä käsittelyn tarkoituksesta.
Jos pyyntö on ilmeisen kohtuuton tai perusteeton, etenkin ottamalla huomioon, tehdäänkö se toistuvasti, voimme joko veloittaa maksun tai kieltäytyä täyttämästä pyyntöä. Siinä tapauksessa meidän tulee voida osoittaa, että pyyntö on selvästi perusteeton tai kohtuuton.
2.1 Tiedot
Sinulla on oikeus saada tietoa siitä, miten käsittelemme henkilötietojasi.
Lisätietoa tiedonsaantioikeudesta on IMY:n kotisivulla.
2.2 Henkilötietojen käyttöön saaminen, rekisteriote
Sinulla on oikeus pyytää meiltä vahvistusta siitä, miten käsittelemme henkilötietojasi, sekä tällaisessa tapauksessa pyytää saada tietoa käsittelemistämme henkilötiedoista niin sanotun rekisteriotteen muodossa.
Lisätietoa tiedonsaantioikeudesta on IMY:n kotisivulla.
2.3 Pyyntö tietojen poistoon
Sinulla on oikeus pyytää tietojesi poistamista. Tällaisen pyynnön yhteydessä poistamme tiedot, joita ei enää tarvita käsittelyyn siihen tarkoitukseen, jota varten tiedot kerättiin. Poistamme tietosi myös, jos peruutat suostumuksesi käsittelyyn. Joissakin tapauksissa meillä ei ole mahdollisuutta poistaa henkilötietojasi. Se johtuu siinä tapauksessa siitä, että tietoja joko tarvitaan edelleen siihen tarkoitukseen, jota varten ne kerättiin, jolloin etumme jatkaa tietojen käsittelyä syrjäyttää sinun etusi saada ne poistettua, tai koska meillä on lakisääteisiä vaatimuksia säilyttää niitä.
Lisätietoa oikeudesta tietojen poistamiseen on IMY:n kotisivulla.
2.4 Pyyntö rajoittaa käsittelyä tietyissä olosuhteissa
Sinulla on oikeus pyytää, että henkilötietojesi käsittelyä rajoitetaan tietyissä olosuhteissa.
Mahdollisuus rajoittamiseen pätee, jos:
a) rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden;
b) käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa tietojen poistamista ja pyytää sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
c) rekisterinpitäjä ei enää tarvitse tietoja, mutta rekisteröity tarvitsee tietoja oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi; tai
d) rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä 21 artiklan 1 kohdan nojalla odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.
Lisätietoa oikeudesta pyytää käsittelyn rajoittamista on IMY:n kotisivulla.
2.5 Pyyntö saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen
Sinulla on oikeus pyytää meille toimittamiesi sinua koskevien henkilötietojen keräämistä jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja sinulla on oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
Lisätietoa oikeudesta siirtää tiedot on IMY:n kotisivulla.
2.6 Pyyntö saada virheelliset tiedot oikaistua
Sinulla on oikeus pyytää rekisterinpitäjää oikaisemaan sinua koskevat virheelliset henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä. Käsittelyn tarkoituksesta riippuen sinulla on myös oikeus täydentää puutteellisia henkilötietoja.
Lisätietoa oikeudesta pyytää saada tiedot oikaistua on IMY:n kotisivulla.
2.7 Oikeus vastustaa käsittelyä
Sinulla on oikeus erityistilanteeseesi liittyvistä syistä vastustaa milloin tahansa sinua koskevien henkilötietojen käsittelyä tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohdan oikeutetun edun perusteella. Vastustamisoikeus koskee muun muassa käsittelyä, joka merkitsee profilointia.
Lisätietoa oikeudesta vastustaa käsittelyä on IMY:n kotisivulla.
2.8 Oikeus vastustaa päätöksiä, jotka perustuvat pelkästään automaattiseen käsittelyyn
Sinulla on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, ja jolla on sinua koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa sinuun vastaavalla tavalla merkittävästi.
Lisätietoa oikeudesta vastustaa käsittelyä, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, on IMY:n kotisivulla.
3. Mitä henkilötietoja keräämme, mihin niitä käytetään ja millä oikeusperustalla
Tässä osiossa kerromme, miten käsittelemme henkilötietojasi. Tiedot on jaettu eri kategorioihin, jotta löydät helpommin sinua koskevat tiedot.
3.1 Asiakkaat
Fagerhult kerää tietoja nykyisten ja potentiaalisten asiakkaiden edustajista vapaaehtoisuuden perusteella. Käsittelemme asiakkaiden henkilötietoja omassa CRM-/liiketoimintajärjestelmässämme, jossa tavoitteenamme on rakentaa asiakassuhteita, edistää myyntiä ja toteuttaa kohdennettua suoramarkkinointia.
Tietoja käytetään myöhemmin yhteydenpitoon kanssasi, jotta voimme kertoa verkkosivuston uutisista sekä yrityksen tuotteista ja palveluista, ja tarjota tehokasta ja kohdennettua asiakastukea. Esimerkkejä kerättävien tietojen käyttötarkoituksista:
• Pyytää sinua osallistumaan vapaaehtoisesti kyselyihin tuotteista, palveluista, uutisista ja asiakastapaamisista.
• Tarjota sinulle sisältöä, palveluja, ohjeita ja mukautettu kokemus, joka perustuu henkilötietoihin, kuten kieliasetukseen, postinumeroon, maahan ja muuhun sisältöön tai asetuksiin, jotka olet asiakkaana antanut.
• Tarjota sinulle ilmaisia uutiskirjeitä, päivityksiä ja kohdennettuja tietoja.
Käsiteltäviä henkilötietoja ovat nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite sekä soveltuvin osin ammattinimike ja yritys, jossa työskentelet. Ammattiisi liittyvä henkilötietojesi käsittely perustuu oikeutettuun liiketoimintaetuumme.
3.2 Tavarantoimittajat ja palveluntarjoajat
Fagerhult käsittelee myös sinua koskevia tietoja, joka edustat nykyisiä tai potentiaalisia tavarantoimittajia tai palveluntarjoajia. Näitä tietoja käsitellään olemassa olevien liikesuhteiden luomiseksi tai hallinnoimiseksi. Tässä käsiteltyjä henkilötietoja ovat nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, ammattinimike ja yritys, jossa työskentelet.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusta on oikeutettu etumme.
3.3 Fagerhultin verkkosivustolla vierailijat
Olemme kehittäneet verkkopalvelujamme, jotta yritys voi tiedottaa uutisista, markkinoida tuotteita ja varmistaa asiakirjojen ja ohjelmien saatavuuden. Kerättäviä henkilötietoja käytetään yrityksen verkkosivuston, tuotteiden ja palvelujen kehittämiseen. Käytämme myös evästeitä verkkosivustoillamme. Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, joiden tiedot tallennetaan tietokoneellesi tai muulle laitteellesi vieraillessasi verkkosivustolla, ja niitä käytetään käyttäjäkokemuksen parantamiseen ja verkkosivuston optimointiin. Jotkin evästeet ovat välttämättömiä verkkosivuston toiminnan kannalta antamaan sinulle esimerkiksi vierailijana hyvä kokemus, esimerkiksi muistamaan, mitä asiakirjoja sinulla on asiakirjakokoelmassa (toiminnalliset evästeet). Analyyttisiä evästeitä käytetään verkkosivustojemme kävijätilastojen ja kävijöiden käyttäytymisen kokoamiseen ja markkinoinnin mukauttamiseen. Evästeiden kautta kerätyt tiedot sisältävät myös tietokoneesi IP-osoitteen.
Evästeiden käyttömme ei-välttämättömien evästeiden osalta perustuu oikeusperusteeseen suostumus. Voit muuttaa evästeasetuksiasi milloin tahansa, jos haluat antaa tai peruuttaa suostumuksen käyttää toiminnallisia tai analyyttisiä evästeitä. Lisätietoja evästeiden käytöstämme on erillisessä evästekäytännössä.
3.4 Uutiskirjeen tilaaja
Uutiskirjeemme tilaamisen yhteydessä keräämme nimen ja sähköpostiosoitteen, joita käytämme ainoastaan uutiskirjeiden postitusten hallintaan. Uutiskirjeen rekisteröinnin yhteydessä antamiesi henkilötietojen käsittelymme oikeusperusta on suostumus. Sinulla on oikeus peruuttaa näiden postitusten tilaus milloin tahansa. Jokainen lähetetty uutiskirje sisältää mahdollisuuden tilauksen peruuttamiseen – se on sähköpostiviestin alareunassa.
3.5 Fagerhult sosiaalisessa mediassa
Fagerhultin sosiaalisen median tileiltä löytyy muun muassa erilaisia uutisia, inspiroivia tarinoita sekä tietoja avoimista työpaikoista.
Pääasialliset vastuuhenkilöt Fagerhultin tilien hallinnointiin, valvontaan ja julkaisutoimintaan ovat:
• Kyseisen alueen markkinoinnista vastaavat henkilöt
• Fagerhults Belysning AB:n markkinointiosasto
• Fagerhultin henkilöstöosasto yhteistyössä kumppanimme Jobylonin kanssa
• Myyntiyhtiön yhteyshenkilöt kyseisellä alueella
Sosiaalisella medialla tarkoitetaan esimerkiksi seuraavia:
• Facebook
• Instagram
• Youtube/Vimeo
• LinkedIn
• Twitter
• blogit ja keskustelufoorumit
Sinulla on mahdollisuus kysyä näillä sivuilla tuotteistamme, jälleenmyyjistämme ja eri toimipisteistämme. Huomioithan, että julkaisusi sivustollamme eivät loukkaa tai solvaa ketään.
Kysymyksiin vastataan arkisin työaikana (noin klo 8–17) niin pian kuin ehdimme.
Pidätämme oikeuden poistaa loukkaavat, sopimattomat ja rasistiset viestit ja kommentit.
Kun olet vuorovaikutuksessa kanssamme tai otat meihin yhteyttä sosiaalisen median kautta, tiedot ja henkilötiedot siirretään aina kolmansille osapuolille (eli yritykselle/organisaatiolle, joka ylläpitää käyttämääsi sosiaalista mediaa). Lue lisää kohdasta 4.
Sosiaalisen median kanavien käyttö tarkoittaa, että henkilötietojasi voidaan siirtää kolmansille osapuolille, jotka ovat kolmannessa maassa (USA). Lue lisää kohdasta 6.
3.6 Muu henkilötietojen käsittely (yhteydenottolomake, tilaisuudet ja webinaarit (Zoom)
Muunlaisten yhteydenottojen osalta, kuten verkkosivustolla olevan yhteydenottolomakkeen kautta, keräämme nimesi, sähköpostiosoitteesi ja jos päätät antaa sen, puhelinnumerosi, tietoa siitä, missä yrityksessä olet töissä sekä muita tietoja, jotka päätät antaa meille. Teemme tämän, jotta kykenemme toimittamaan kaikki asiaa koskevat tiedot ja vastaamaan mahdollisiin kysymyksiisi.
Tapahtumiin ilmoittautumalla ja niiden hallinnointia varten keräämme osallistujatietoja kuten nimen, sähköpostiosoitteen, puhelinnumeron, yrityksen nimen, ammattinimikkeen, kiinnostuksen kohteen ja tarvittaessa tietoja iästä ja maksamisesta. Saatamme käsitellä myös ruokamieltymyksiäsi koskevia tietoja.
Webinaariin (Zoomin kautta tapahtuvaan) ilmoittautumisen ja sen hallinnoimisen osalta keräämme osallistujatietoja kuten nimen, sähköpostiosoitteen, maan ja organisaation.
Oikeusperusta niiden henkilötietojen käsittelylle, jotka annat täyttämällä verkkosivuston lomakkeita ottaaksesi meihin yhteyttä sekä ilmoittautuessasi tilaisuuksiimme ja webinaareihimme, on oikeutettu etumme kommunikoida kanssasi ja vastata kaikkiin kysymyksiin.
4. Kenellä on pääsy tietoihin
Fagerhultin saamia tietoja käyttävät Fagerhult tai Fagerhultin edustajat, ja ne jaetaan konsernin sisällä. Sen lisäksi henkilötietoja saatetaan luovuttaa viranomaisille lain edellyttämällä tavalla, siirtää yhteistyökumppaneille, jotka toimittavat yritykselle tukipalveluja (järjestelmätoimittajat), mukaan lukien markkinointi-, talous- ja tietotekniikkapalveluja. Jos tietoja luovutetaan taholle, joka käsittelee henkilötietojasi Fagerhultin puolesta (ns. henkilötietojen käsittelijä), annamme ohjeita siitä, miten vastaanottavan osapuolen tulisi käsitellä henkilötietoja sekä tietoa luottamuksellisuudesta. Jos henkilötietojasi jaetaan yritykselle, joka on itsenäinen rekisterinpitäjä, sovelletaan vastaanottavan yrityksen tietosuojakäytäntöä.
Turvallisuus
Fagerhult kokee etuoikeudeksi saada sinut asiakkaaksi tai muulla tavoin saada käsitellä henkilötietojasi edellä kuvatulla tavalla ja haluaa suojata yksityisyyttäsi. Suojaamme tiedot käyttämällä turvallisia SSL-yhteyksiä, kun ne siirretään verkkoselaimesta Fagerhultille. Käytämme myös sisäisiä turvatoimia rajoittaaksemme pääsyä tietokantoihin, jotka sisältävät tunnistettavia henkilötietoja.
Sosiaalinen media
Kun olet vuorovaikutuksessa kanssamme tai otat meihin yhteyttä sosiaalisen median, esimerkiksi Facebookin tai Instagramin kautta, tiedot ja henkilötiedot siirretään aina kolmansille osapuolille (eli yritykselle/organisaatiolle, joka ylläpitää käyttämääsi sosiaalista mediaa).
Sosiaalisen median kanavien käyttö tarkoittaa, että henkilötietojasi voidaan siirtää kolmansille osapuolille, jotka ovat kolmannessa maassa (USA). Lue lisää kohdasta 6.
5. Tallentaminen ja poistaminen
Henkilötietojasi ei säilytetä pidempään kuin mitä käyttötarkoitus edellyttää. Tämä riippuu asian luonteesta, esimerkiksi tiettyjä tuotteita koskevat tiedot tai reklamaatiot. Jos olet jonkin asiakkaamme tai toimittajamme työntekijä, henkilötietojasi säilytetään niin kauan kuin esimerkiksi asiakas- tai toimittajasuhteemme työnantajaasi ovat olemassa ja sen jälkeen sovellettavan lainsäädännön ja käytännön edellyttämän tai salliman ajan. Jos irtisanot työsuhteesi asiakkaaseemme tai toimittajaamme, poistamme henkilötietosi, kun saamme asiasta tiedon sinulta tai työnantajaltasi. Muussa tapauksessa henkilötietosi poistetaan henkilötietojen poistamista koskevan käytäntömme mukaisesti. Jos henkilötietosi ovat viitteenä laskupohjassa, niitä säilytetään seitsemän vuotta kirjanpitolain mukaisesti.
Webinaariemme osalta tallennamme henkilötietojasi enintään 12 kuukautta webinaarin päättymisen jälkeen, jotta voimme seurata osallistumista, arvioida sisältöä, olla vuorovaikutuksessa nykyisten tai tulevien asiakkaiden ja toimittajien kanssa sekä suunnitella tulevia webinaareja. Fyysisten tapahtumiemme osalta poistamme maksutiedot ja muut arkaluonteisina pitämämme tiedot 14 päivän kuluttua tapahtuman päättymisestä. Mahdolliset ruokamieltymyksiä ja allergioita koskevat tiedot poistetaan kahden päivän kuluttua tapahtuman päätyttyä.
6. Henkilötietojen siirto EU:n/ETA:n ulkopuolelle
Fagerhult ja henkilötietojen käsittelijämme pyrkii olemaan siirtämättä tietoja EU:n/ETA:n ulkopuolella sijaitsevaan maahan (kolmas maa) tai yritykseen. Käytämme kuitenkin kolmannen osapuolen evästeitä verkkosivustollamme. Kolmannen osapuolen evästeiden käyttö tarkoittaa, että henkilötietojasi voidaan siirtää kolmansille osapuolille, jotka ovat kolmannessa maassa (esim. USA). Sinulla on mahdollisuus rajoittaa itse evästeiden käyttöä ja löydät tästä lisätietoja evästekäytännöstämme.
Vaikka pyrimme käsittelemään henkilötietoja EU:n/ETA:n alueella, henkilötietoja voidaan joissakin tapauksissa siirtää kolmansiin maihin, kun esimerkiksi tietotekniikan toimittajan, jonka kanssa olemme tehneet sopimuksen, on käsiteltävä tietoja EU:n/ETA:n ulkopuolella voidakseen tarjota palvelunsa (esim. USA:ssa sijaitsevan konserniyhtiön kautta). Jos henkilötietoja siirretään kolmansiin maihin, Fagerhult ryhtyy aina asianmukaisiin suojatoimiin suojatakseen henkilötietojasi parhaalla tavalla. Tällaisia asianmukaisia suojatoimia voivat olla muun muassa:
- että varmistamme, että Euroopan komissio on päättänyt, että maa, johon henkilötiedot siirretään, saavuttaa riittävän tietosuojan tason, joka vastaa tietosuojatasoa, jonka yleinen tietosuoja-asetus varmistaa.
- että laadimme EU:n komission vakiolausekkeita henkilötietojen vastaanottajan kanssa kolmansissa maissa. Kun henkilötietoja siirretään kolmansiin maihin EU:n komission mallisopimuslausekkeiden perusteella, arvioimme, onko vastaanottajamaassa lainsäädäntöä, joka vaikuttaa henkilötietojesi suojaan. Ryhdymme tarvittaessa erityisiin teknisiin ja organisatorisiin toimenpiteisiin, jotta tietoja suojataan myös, kun siirrämme niitä asiaankuuluvaan maahan EU:n/ETA:n ulkopuolelle. Esimerkiksi Yhdysvaltojen turvallisuuslainsäädännön vuoksi on kuitenkin olemassa tietty riski, että Yhdysvaltain viranomaiset voivat rikollisuuden torjumiseksi tai kansallisen turvallisuuden puolustamiseksi päästä käsiksi Yhdysvaltoihin siirrettyihin henkilötietoihin huolimatta siitä, että ryhdymme teknisiin ja organisatorisiin turvatoimiin.
Ota meihin yhteyttä saadaksesi lisätietoa mahdollisista siirroista kolmanteen maahan sekä pyytääksesi kopiota suojatoimista. Yhteystiedot ovat edellä olevassa kohdassa 1.3.
7. Muutokset tähän tietosuojakäytäntöön
Varaamme itsellemme oikeuden tehdä muutoksia tähän tietosuojakäytäntöön siinä määrin kuin katsomme muutokset tarpeellisiksi sen perusteella, että muutamme henkilötietojen käsittelyämme sekä uusien lakisääteisten vaatimusten täyttämiseksi, lakisääteisten vaatimusten tulkitsemiseksi, teknisten vaatimusten vuoksi tai ongelmien tai häiriöiden korjaamiseksi. Jos henkilötietojen käsittelyä on säännelty asiakkaan kanssa tehdyllä sopimuksella, sopimusehtoja kuitenkin sovelletaan, kunnes niitä on muutettu, ellei se ole ristiriidassa lain tai muun oikeudellisesti sitovan määräyksen kanssa. Jos henkilötietojen käsittelyssämme tapahtuu merkittäviä muutoksia, sinulle ilmoitetaan asiasta henkilökohtaisesti. Tietosuojakäytännön uusin versio on aina saatavilla verkkosivustollamme.
Tätä sivua on päivitetty 30.11.2022 kello 18:00